Mô tả công việc:
- Quản lý hồ sơ, tài liệu và luồng thông tin tại công trường; báo cáo trực tiếp cho Chỉ huy trưởng (CHT)
- Đảm bảo toàn bộ hồ sơ, báo cáo, công văn được lưu trữ đầy đủ, chính xác và đúng tiến độ
Phạm vi công việc:
1. Quản lý hồ sơ & tài liệu công trường
- Tiếp nhận, phân loại và lưu trữ toàn bộ hồ sơ: bản vẽ, shopdrawing, biên bản nghiệm thu, nhật ký thi công
- Quản lý version tài liệu, đảm bảo sử dụng đúng bản mới nhất
- Tổ chức hệ thống lưu trữ (Google Drive/Server) theo cấu trúc công ty
- Đảm bảo hồ sơ dễ truy xuất khi cần phục vụ nghiệm thu, thanh toán
2. Soạn thảo & quản lý công văn, biên bản
- Soạn thảo công văn đi/đến, biên bản họp, biên bản nghiệm thu
- Theo dõi tình trạng xử lý công văn, cập nhật và lưu trữ đầy đủ
- Phối hợp với các bộ phận để hoàn thiện hồ sơ đúng yêu cầu Chủ đầu tư/Tư vấn
3. Báo cáo & tổng hợp thông tin
- Tổng hợp báo cáo ngày/tuần/tháng từ các bộ phận công trường
- Hỗ trợ CHT lập báo cáo tiến độ, báo cáo tình hình thi công
- Đảm bảo dữ liệu báo cáo chính xác và gửi đúng deadline
4. Điều phối thông tin công trường
- Là đầu mối trao đổi thông tin giữa công trường và văn phòng
- Tiếp nhận và phân phối thông tin đến các bộ phận liên quan
- Đảm bảo thông tin được truyền đạt đầy đủ, không sai lệch
5. Hỗ trợ hành chính công trường
- Quản lý danh sách nhân sự, hồ sơ ra/vào công trường
- Hỗ trợ công tác hậu cần: in ấn, chuẩn bị hồ sơ, liên hệ các bên liên quan
- Hỗ trợ kiểm soát các hồ sơ nội bộ theo yêu cầu Ban chỉ huy
Yêu cầu:
- Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học (ưu tiên ngành xây dựng, kinh tế xây dựng, hành chính)
- Có kinh nghiệm thư ký công trường / admin dự án là lợi thế
- Thành thạo Word, Excel, Google Drive
- Cẩn thận, có khả năng tổ chức và quản lý hồ sơ tốt
- Chủ động, chịu được áp lực công việc và deadline
Phúc lợi:
- Mức lương cạnh tranh theo năng lực, thoả thuận của đôi bên; Thưởng theo hiệu quả dự án.
- Thử việc 2 tháng (100% lương)
- Được nghỉ phép, nghỉ lễ theo quy định của Luật Lao động
Địa điểm làm việc: Công trường (TPHCM & các tỉnh theo dự án)
